通常當(dāng)我們策劃一場活動(dòng)的時(shí)候，不僅需要投入相當(dāng)一部分的人力、物力，還要求負(fù)責(zé)的人員時(shí)刻打起精神，避免出現(xiàn)不必要的失誤，使活動(dòng)出現(xiàn)"意外"。所以，一方面，公司可以加強(qiáng)對(duì)負(fù)責(zé)人員的培訓(xùn)，通過提升業(yè)務(wù)能力來避免人為失誤。另一方面，我們可以參照活動(dòng)流程來規(guī)范工作中的細(xì)節(jié)，通過理清活動(dòng)策劃步驟來提升工作效率，保證活動(dòng)順利開展。

今天，要給大家分享的就是一套完整的活動(dòng)策劃流程，希望對(duì)你的工作有所幫助：

一、前期工作

第一個(gè)階段可以試著構(gòu)思一下活動(dòng)輪廓：活動(dòng)的理由和想要達(dá)成的效果。比如，活動(dòng)是為了推薦新產(chǎn)品，目的是為了吸引用戶，提高銷售數(shù)量；又或者活動(dòng)結(jié)合當(dāng)下熱點(diǎn)，就是所謂的借勢營銷，利用熱點(diǎn)帶動(dòng)產(chǎn)品，目的是為了提高知名度，擴(kuò)大品牌影響力。

結(jié)合上面這個(gè)思路，可以具體落實(shí)到以下幾個(gè)流程：

1、面向目標(biāo)受眾，明確活動(dòng)類型。

一般來說，你需要明白你的活動(dòng)是為誰準(zhǔn)備，這點(diǎn)是最為重要的，面向目標(biāo)受眾明確活動(dòng)形式，是活動(dòng)策劃的第一步。

-如果目標(biāo)受眾是行業(yè)內(nèi)從業(yè)者，活動(dòng)類型可能是一場展會(huì)或者一場主題論壇。如果目標(biāo)受眾是自己的員工，活動(dòng)類型可能就是一場年會(huì)或者內(nèi)部聯(lián)誼活動(dòng)。如果目標(biāo)受眾是公司客戶，活動(dòng)類型可能就是一場答謝會(huì)或者新品發(fā)布會(huì)。

2、確認(rèn)活動(dòng)的規(guī)模和預(yù)算。

天數(shù)、人數(shù)、規(guī)格、預(yù)算

3、選擇活動(dòng)場地。

根據(jù)活動(dòng)規(guī)模，勘察和確認(rèn)合適活動(dòng)的場地。一般來說，不要選取交通過于偏僻的地方。

4、選擇搭建商或者策展公司（如需要）。

一般大型的活動(dòng)，都需要引入搭建商或者策展公司。如果是特別小型的活動(dòng)，一般而言不需要單獨(dú)請(qǐng)搭建商或者策展公司。

5、活動(dòng)主頁制作，開啟報(bào)名。

-確認(rèn)主KV

-規(guī)劃頁面內(nèi)容：活動(dòng)介紹、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)嘉賓、活動(dòng)議程、報(bào)名系統(tǒng)、聯(lián)系方式

-上線網(wǎng)站（最好頁面移動(dòng)端適配，便于分享到微信、微博能正常瀏覽）

如果您有開發(fā)人員，可以按以上步驟、內(nèi)容設(shè)計(jì)開發(fā)網(wǎng)站，自己公司搭建活動(dòng)平臺(tái)加上人力相對(duì)維護(hù)和溝通成本較高，網(wǎng)上也有很多第三方平臺(tái)不用任何編程知識(shí)就可以直接創(chuàng)建、發(fā)布活動(dòng)收集報(bào)名數(shù)據(jù)的網(wǎng)站，省去一部分開發(fā)的人力。

二、中期工作

第二個(gè)階段可以試著思考一下活動(dòng)的詳情。活動(dòng)詳情包括很多方面，比如：目標(biāo)客戶（活動(dòng)對(duì)象）、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)主題、活動(dòng)內(nèi)容；往細(xì)點(diǎn)說，你還要考慮是不是要制作廣告，加大宣傳、是不是需要利用媒體力量，炒熱活動(dòng)聲勢、是不是需要在官網(wǎng)創(chuàng)建一個(gè)營銷落地頁，讓潛在客戶通過直接渠道看到活動(dòng)預(yù)告。

結(jié)合上面這個(gè)思路，可以具體落實(shí)到以下幾個(gè)流程：

1、進(jìn)一步完善活動(dòng)主頁內(nèi)容。

2、推廣你的活動(dòng)

制定推廣主題，根據(jù)推廣主題，制作相應(yīng)物料，投放至各渠道，注意回收數(shù)據(jù)。（如果您沒有自己的客戶數(shù)據(jù)管理的平臺(tái)，可以使用第三方客戶管理工具。）

2.1常規(guī)的物料形式有：

平面海報(bào)、新聞稿、視頻

2.2常規(guī)的推廣渠道有：

-短信；

-郵件；

（小型活動(dòng)可以準(zhǔn)備幾個(gè)手機(jī)號(hào)碼和郵箱用來群發(fā)推廣和通知，如果是比較正規(guī)的線下活動(dòng)建議使用網(wǎng)上付費(fèi)的郵件和短信群發(fā)工具，按照推廣的步驟和時(shí)間節(jié)點(diǎn)發(fā)送營銷短信和郵件，付費(fèi)的短信和郵件群發(fā)軟件給用戶感覺會(huì)更正規(guī)，到達(dá)率也高，相應(yīng)的報(bào)名效果也會(huì)更好，第三方平臺(tái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也比較強(qiáng)大和完善，利于做統(tǒng)計(jì)分析，網(wǎng)上這類的在線營銷工具很多。）

-廣告位；

-網(wǎng)站傳訊、微博、微信；

-視頻網(wǎng)站；

（在一些有一定流量的行業(yè)網(wǎng)站、微博平臺(tái)、QQ群、微信群或其他入口投放廣告和活動(dòng)內(nèi)容，內(nèi)容或廣告鏈接到活動(dòng)主頁，來引流報(bào)名。）

2.3對(duì)外市場合作

與相關(guān)機(jī)構(gòu)或媒體進(jìn)行置換或者進(jìn)行聯(lián)合推廣，可以讓你的活動(dòng)被更多人注意到。

3、現(xiàn)場延展物料制作

例如展板、視頻液晶屏露出畫面、指引牌、會(huì)議流程單、會(huì)刊等

三、落地執(zhí)行

第三各階段是為了保證活動(dòng)完美的展開，需要具體落實(shí)一些事項(xiàng)。所謂事項(xiàng)是指，比如：你需要擁有一份完整的觀眾名單；你需要提前給參加的來賓發(fā)送邀請(qǐng)函，告知時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容（使用EDM發(fā)送郵件/使用SMS發(fā)送短信）。

結(jié)合上面這個(gè)思路，可以具體落實(shí)到以下幾個(gè)流程：

1、提前1-15天，給報(bào)名的觀眾發(fā)提示性短信、郵件。

2、確認(rèn)流程單和預(yù)案。

3、確認(rèn)現(xiàn)場人員職能表和聯(lián)系表。

人員職能包括總控、簽到、客戶接待、指引、流程把控等。

4、彩排及現(xiàn)場執(zhí)行。

四、活動(dòng)結(jié)束后

最后階段：進(jìn)行一個(gè)完美的收尾。收尾，顧名思義就是在活動(dòng)的最后畫上一個(gè)完美的句號(hào)，比如：發(fā)送感謝函，讓蒞臨者感受到你們滿滿的誠意；做個(gè)問卷評(píng)價(jià)，總結(jié)調(diào)研活動(dòng)舉辦情況，并且可以結(jié)合撰寫進(jìn)總結(jié)報(bào)告中，方便對(duì)之后工作的改進(jìn)。

結(jié)合上面這個(gè)思路，可以具體落實(shí)到以下幾個(gè)流程：

1、給活動(dòng)參與者和嘉賓發(fā)送感謝郵件和短信。

2、做用戶滿意度調(diào)查（如需）

3、會(huì)后二次傳播。

將活動(dòng)的精品內(nèi)容，放在活動(dòng)主頁上，優(yōu)化做二次傳播，可以增大活動(dòng)的影響力。

4、撰寫活動(dòng)總結(jié)。

任何活動(dòng)復(fù)盤總結(jié)都是必要的，為你下次積累經(jīng)驗(yàn)和避坑做準(zhǔn)備。

樂海文化，世界500強(qiáng)指定合作伙伴，一站式解決年會(huì)場地、創(chuàng)意年會(huì)策劃、創(chuàng)意表演、高效執(zhí)行等問題。我們樂海團(tuán)隊(duì)，不論是在前期策劃，還是在后期活動(dòng)的執(zhí)行上，都用心對(duì)待，不論活動(dòng)大小，客戶大小，我們通過20年來的豐富經(jīng)驗(yàn)合理安排預(yù)算，掌控現(xiàn)場，爭取給每位來賓留下深刻印象，努力做到活動(dòng)策劃執(zhí)行領(lǐng)域的領(lǐng)頭羊！

未來，樂海文化團(tuán)隊(duì)也將在活動(dòng)策劃、活動(dòng)執(zhí)行領(lǐng)域砥礪前行，向著更高、更好的方向邁進(jìn)。樂海文化憑借卓越的市場洞察力、4A創(chuàng)意水準(zhǔn)的國際視野、以及360度全方位跨界策劃能力，努力將每場活動(dòng)策劃執(zhí)行到完美狀態(tài)，努力做活動(dòng)策劃執(zhí)行領(lǐng)域的先驅(qū)領(lǐng)導(dǎo)者。上海樂海文化藝術(shù)有限公司，世界500強(qiáng)指定合作伙伴，一站式解決會(huì)議場地、創(chuàng)意會(huì)議策劃、創(chuàng)意表演、高效執(zhí)行等問題。

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